Przedmiot działalności i kompetencje kierownika sekretariatu

Kierownik sekretariatu:
1. Kieruje pracą sekretariatu wydziału, podległy bezpośrednio przewodniczącemu wydziału i odpowiedzialny przed nim za prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności należących do zakresu zadań podległego mu sekretariatu oraz za przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy przez wszystkich pracowników tego sekretariatu.

 

2. Współpracuje z kierownikiem Kancelarii Tajnej w sprawie przetwarzania informacji w niejawnych postępowaniach sądowych.

 

3. W zakresie czynności administracyjnych do obowiązków kierownika sekretariatu należy w szczególności:

  • planowanie i organizowanie pracy sekretariatu, a w tym opracowywanie podziału czynności podległych pracowników, przy przestrzeganiu zasady równomiernego obciążenia obowiązkami poszczególnych osób;
  • bieżące sprawdzanie prawidłowości prowadzenia akt i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych oraz kontrolowanie wykonywania innych czynności przez pracowników sekretariatów;
  • informowanie przewodniczącego wydziału o stanie i biegu spraw znajdujących się w wydziale, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o sprawach, w których postępowanie przedłuża się;
  • udostępnianie powierzonej wydziałowi pieczęci urzędowej sądu oraz osobisty nadzór nad jej wykorzystywaniem;
  • opracowywanie sprawozdań statystycznych z zakresu działania wydziału;
  • stwarzanie podległym pracownikom warunków organizacyjnych dla stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz bieżące zaznajamianie ich z wszelkimi zmianami przepisów regulaminowych i instrukcyjnych dotyczących pracy sekretariatu, a także przedstawianie przewodniczącemu wydziału propozycji wniosków w przedmiocie awansowania, nagradzania i karania tych pracowników;
  • prowadzenie ewidencji oraz akt w sprawach z zakresu administracji i nadzoru, wpływających do przewodniczącego wydziału;
  • czuwanie nad odpowiednim zaopatrzeniem sekretariatu w materiały piśmienne  i urządzenia biurowe oraz nad racjonalnym ich wykorzystaniem;

w przypadku, gdy w wydziale działa system informatyczny kierownik sekretariatu lub upoważniony pracownik:

  • sprawuje systematyczną kontrolę nad właściwym zabezpieczeniem danych w szczególności w każdym dniu roboczym zapewnia zabezpieczenie danych stosując zasady bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych w biurowości sądowej prowadzonej w systemie informatycznym określone w Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym „SAWA" w Sądzie Okręgowym w Słupsku  stanowiącej załącznik nr 1 Zarządzenia A-0001-29/07 Prezesa Sądu Okręgowego w Słupsku z dnia 28 grudnia 2007r. w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych IV Wydziału Cywilnego Odwoławczego, VI Wydziału Karnego Odwoławczego i Sekcji Windykacji Należności Sądowych i Wykonywania Orzeczeń II Wydziału Karnego Sądu Okręgowego w Słupsku przy wykorzystaniu systemu informatycznego SAWA, Zarządzenia A-0001-18/08 Prezesa Sądu Okręgowego w Słupsku z dnia 4 czerwca 2008r. w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych I Wydziału Cywilnego, Sekcji Rodzinnej I Wydziału Cywilnego, V Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w Słupsku przy wykorzystaniu systemu informatycznego SAWA oraz Zarządzenia A-0001-40/09 Prezesa Sądu Okręgowego w Słupsku z dnia 21 grudnia 2009r. w sprawie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych III Wydziału Penitencjarnego i Nadzoru nad Wykonywaniem Orzeczeń Karnych Sądu Okręgowego w Słupsku przy wykorzystaniu systemu informatycznego SAWA;
  • odpowiada za przechowywanie korespondencji dotyczącej wersji oprogramowania, zaistniałych awarii i serwisowania;
  • informuje na piśmie przewodniczącego wydziału, starszego inspektora ds. biurowości i informatyka - administratora systemu informatycznego, o problemach funkcjonowania programu i o wykonaniu zaleceń technicznych;
  • dokonuje przynajmniej raz w roku (do dnia 31 marca każdego roku) pisemnych ocen funkcjonowania, wskazuje kierunku rozwoju oraz wykazuje zalety i wady wdrożonego programu i przedkłada je przewodniczącemu Wydziału i Prezesowi Sądu Okręgowego;
  • po zakończeniu rocznego okresu sprawozdawczego zapisuje w formacie pdf na nośniku optycznym jednokrotnego zapisu CD-R lub DVD-R repertoria, wykazy, kontrolki i skorowidze oraz wersję instalacyjną programu umożliwiającego odczyt (Adobe Reader); tworzy plik w formacie txt zawierający: poświadczenie ilości stron i pozycji urządzenia ewidencyjnego, nazwę i wersję zastosowanego programu do odczytu, datę sporządzenia, imię i nazwisko osoby sporządzającej; opisuje nośnik w następujący sposób: nazwa komórki organizacyjnej, nazwa urządzenia ewidencyjnego, daty skrajne, kategoria archiwalna; nośnik umieszcza  w odpowiednim opakowaniu, które przechowuje w zabezpieczonym miejscu w sekretariacie wydziału;
  • kierownik sekretariatu i jego zastępca są osobami odpowiedzialnymi za zabezpieczenie warunków technicznych, bezpieczeństwa, tworzenie kopii zapasowych i bezpieczne przechowywanie danych oraz prowadzenie biurowości w systemie informatycznym przy ścisłej współpracy z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji i Administratora Systemu Informatycznego „SAWA" oraz starszym inspektorem ds. biurowości.

4. W zakresie czynności w sprawach sądowych do obowiązków kierownika sekretariatu należy w szczególności:

  • przyjmowanie nadchodzących do wydziału pism oraz przedstawianie ich przewodniczącemu wydziału, w razie potrzeby wraz z aktami lub z odpowiednią notatką, o ile załatwienie pism wykracza poza zakres samodzielnego działania kierownika sekretariatu;
  • przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, udostępnianie akt do przejrzenia pod swoją kontrolą osobom do tego uprawnionym oraz udzielanie informacji pisemnych;
  • wydawanie odpisów, wyciągów, zaświadczeń, a na zarządzenie przewodniczącego wydziału, przewodniczącego posiedzenia, sędziego sprawozdawcy lub referendarza sądowego także innych dokumentów, uwierzytelnianie odpisów pism lub dokumentów wydanych z akt znajdujących się w sekretariacie, jak również przekazanych do archiwum zakładowego;
  • sporządzanie wezwań i zawiadomień;
  • informowanie kierownika Kancelarii Tajnej o obiegu dokumentacji sądowej, z której wyłączono tomy niejawne.
  • sporządzanie pism o nadesłanie danych z ksiąg stanu cywilnego, o nadesłanie akt, o wyznaczenie adwokata ustanowionego dla strony, o dostarczenie dokumentów lub przedmiotów przez osoby trzecie oraz o dokonanie ogłoszeń;
  • sporządzanie pism o uiszczenie grzywien (kar pieniężnych) i kosztów sądowych, jak również pism w sprawie egzekucji należności sądowych;
  • zwracanie na zarządzenie przewodniczącego wydziału lub innego sędziego pism procesowych;
  • przedstawianie pism i akt przewodniczącemu wydziału, innemu sędziemu lub referendarzowi sądowemu, jeżeli z powodu upływu terminu należy wydać orzeczenie lub zarządzenie oraz niezwłoczne przedstawianie akt dla wydania dodatkowego orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych, kosztów sądowych lub co do zaliczenia tymczasowego aresztowania;
  • sprawdzanie odpowiednio wcześnie przed terminem posiedzenia, czy w sprawie wyznaczonej na posiedzenie zostały doręczone wezwania i zawiadomienia, a w przypadku braku dowodu doręczenia lub stwierdzenia, że adresat nie otrzymał przesyłki albo, że oskarżony nie będzie doprowadzony na posiedzenie, lub że którakolwiek z osób wezwanych nie stawi się na posiedzenie - przedstawianie akt przewodniczącemu posiedzenia lub przewodniczącemu wydziału w celu wydania dodatkowych zarządzeń, które zapobiegłyby odroczeniu posiedzenia;
  • dbałość o zachowanie i kulturę osobistą podległych pracowników.

Rejestr zmian dla: Przedmiot działalności i kompetencje kierownika sekretariatu